RUANG
LINGKUP ADMINISTRASI
A. Administrasi sebagai ilmu (science)
dan seni (art)
Administrasi
sebagai ilmu pengetahuan (science) baru berkembang sejak akhir abad yang lalu (abad XIX), tetapi adminitrasi sebagai suatu seni (art) atau administrasi dalam praktek, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia. Sebagai
ilmu pengetahuan, administrasi merupakan suatu
fenomena masyarakat
yang baru, karena baru timbul sebagai suatu cabang dari I1mu-ilmu
Sosial, termasuk perkembangannya di
Indonesia. Sekalipun administrasi
sebagai ilmu pengetahuan baru berkembang di
Indonesia, dengan membawa
prinsip-prinsip yang universal, akan tetapi dalam prakteknya harus disesuaikan
dengan situasi dan kondisi Indonesia dengan
memperhatikan
faktor-faktor yang mempunyai pengaruh (impact) terhadap perkembangan ilmu administrasi sebagai suatu disiplin ilmiah yang berdiri sendiri.
Pengembangan di bidang administrasi
dalam rangka peningkatan kemampuan administratif (administrative capability), bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja, tetapi juga bagi organisasi-organisasi swasta, terutama dalam rangka
pelaksanaan pembangunan nasional.
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan
termasuk kelompok "applied
sciences", karena manfaatnya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk
meningkatkan mutu
berbagai kehidupan
bangsa dan negara. Sedangkan adaministrasi dalam praktek atau sebagai suatu seni pada jaman modern ini merupakan
proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan
benar-benar dapat berperan seperti yang diharapkan. Siagian (1989)
mengungkapkan Administrasi
sebagai proses kerja sama bukan merupakan
hal yang baru karena
ia timbul bersama-sama dengan
timbulnya peradaban manusia. Tegasnya, administrasi
sebagai seni merupakan
social phenomenon.
Perlu dijelaskan bahwa administrasi
sebagai ilmu pengetahuan tidak lepas
kaitannya dengan ilmu-ilmu sosial
lainnya. Adapun Ilmu Sosial yang mempunyai kaitan
erat dengan
Ilmu Administrasi adalah Ilmu Politik,
Ilmu Hukum,
IImu Ekonomi,
Sejarah, Ilmu Jiwa, Filosofi, Antropologi dan Ethnologi.
B. Penggolongan Ilmu Administrasi
Administrasi dapat dibedakan dalam 2 golongan yaitu:
1.
Administrasi Negara (Public
administration) yaitu kegiatan-kegiatan/proses/usaha di bidang kenegaraan.
a.
Yang dimaksud dengan Public administration
menurut Pfiffner dan Presthus,
bahwa “Public administration is
a process concerned with carrying out public policies”
(Administrasi Negara
adalah suatu proses yang berhubungan dengan pelaksanaan
kebijaksanaan Negara).
b.
Dimock
mendeflinisikan sebagai
berikut: “Public Administration
is the activity of the State in the exercise of its political power.” (Administrasi
Negara adalah kegiatan negara dalam melaksanakan kekuasaan/kewenangan politiknya).
2.
Administrasi
Swasta/Niaga (Private/Business
Administration), yaitu
kegiatan- kegiatan/proses/usaha yang dilakukan di bidang swasta/niaga. Dalam bidang
“Administrasi Niaga” (Business Administration) dapat diartikan sebagai berikut:
“Administrasi Niaga
adalah kegiatan-kegiatan organisasi
Niaga dalam usahanya mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan (profit making).”
3.
Perbedaan Administrasi Negara dan Administrasi Swasta/Niaga. Di bawah ini
dijelaskan ruang lingkup kegiatan antara
Administrasi Negara dan
Administrasi Swasta/Niaga.
ADMINISTRASI
NEGARA
|
ADMINISTRASI
SWASTA/NIAGA
|
1.
Bertujuan memberikan pelayanan
yang sebaik- baiknya kepada masyarakat
(public service). misalnya pembuatan jalan/jembatan, pengairan, kesehatan, dan lain-lain.
2.
Dalam mencapai tujuan dilakukan berdasarkan
ketentuan/peraturan perundang-undangan
yang
berlaku (legalistic approach).
3.
Dalam
kegiatannya mengutamakan kebenaran sesuai dengan prosedur
yang telah ditentukan (birokrasi – bureaucracy).
4.
Cara kerjanya dianggap kurang efisien
(inefficient).
5.
Bersifat monopolistik karena mengutamakan kepentingan umum (no competition).
6.
Dalam kegiatannya ditujukan bagi kepentingan kesejahteraan rakyat banyak (social welfare),
|
1.
Bertujuan memperoleh keuntungan sebesar-
besarnya (profit motive).
2.
Dalam mencapai tujuan dilakukan dengan kebijaksanaan
yang bersifat menguntungkan (tidak sangat terikat dengan ketentuan yang telah diterapkan).
3.
Tidak selalu terikat dengan prosedur
yang berlaku, tetapi mengutamakan hasil yang dicapai.
4.
Cara kerjanya sangat efisien (efficient).
5.
Dalam kegiatannya bersaing bebas (free competition).
6.
Dalam kegiatannya tidak mempertimbangkan
kepentingan kesejahteraan rakyat tetapi
memperhitungkan kepentingan kesejahteraan individu atau kelompok.
|
C. Perbedaan dan Kesamaan Arti Administrasi dan Managemen
Di bawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti administrasi dan managemen atau penggunaannya saling berkaitan.
1. Pendapat yang mempersamakan arti Administrasi dan Managemen.
a. Newman, jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan managemen.
Apa yang dimaksud dengan pengertian administrasi,
termasuk pula pengertian managemen.
b. Dimock, mengemukakan dua kata itu saling terkait, ia mendefinisikan administrasi sebagai “Administration (or management) is a planned approach
to the solving of all kinds of problems in almost every individual or group
activity both public or private” (Administrasi atau managemen) adalah suatu pendekatan
yang terencana
terthadap permecahan semua masalah
yang kebanyakan terdapat pada setiap individu
atau kelompok
baik negara
atau swasta).
2. Pendapat yang membedakan
arti administrasi dan managemen.
a. Farland
membedakan arti
administrasi
dan
managemen
sebagal berikut:
“Administration
refers to the determination of
major aims and policies, whereas
management refers to the carrying out of operations
designed to accomplish
the aims and effectuate
policies” (Administrasi
ditujukan
terhadap
penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan
managemen ditujukan
terhadap
pelaksanaan kegiatan dengan maksud
menyeliesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan).
b. Ordway Tead juga tegas-tegas membedakan arti administrasi dan managemen.
Hal ini dikemukakan oleh Farland, berikut “Administration is
the
process and agency which is responsible for the determination
of the
aims for
which an organization and its management are to strive
... etc” (Administrasi adalah suatu
proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, di mana organisasi dan managemen digariskan,
dan sebagainya).
Menurut Ordway Tead, administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, di mana organisasi dan managemen
digariskan, di sini sifatnya menentukan
garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pangarahan (general
policies), sedangkan pada managemen, prosesnya ialah bagaimana secara langsung kegiatan kegiatan itu diiakukan
untuk merealisasi suatu tujuan, dengan
mengatur tindakan-tindakan itu agar
dapat tercapai tujuan itu.
3. Hubungan antara Administrasi, Organisasi
dan Manajemen. berdasarkan atas teori Qrdway Tead
dan Dalton Mc. Farland, dapat disimpulkan
bahwa Administrasi terdiri atas Organisasi dan Managemen. Apabila mempelajari teori Dimock &
Koenig, inti daripada Managemen ialah kepemimpinan (leadership is the key to
management).
Dalam hubungannya dengan proses pengambilan keputusan
(decision making process) yang mempunyai tanggung jawab dalam
pengambilan keputusan ialah kepala/pimpinan. Oleh karena itu dikatakan bahwa
inti daripada kepemimpinan ialah pengambiian keputusan.
Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan,
aleh Pimpinan yang perlu
dipertimbangkan ialah hubungan antar mannusia (human relation), terutama hubungan antara
pimpinan dan Bawahan, sebagai staf pimpinan. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan
sejauh manakah bantuan dari pihak bawahan
(staf) kepada pimpinan dalam
proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu dikatakan dikatakan bahwa inti daripada
pengambilan keputusan ialah hubungan
antara manusia (Human
relation)
Keterangan:
l. Administrasi
2. Organisasi
3. Managernen.
4. Kepemimpinan
5. Pengambilan Keputusan
6. Hubungan antar manusia
D.
Pengelompokan bidang Administrasi dan Teknis Fungsional:
1. Dalam pelaksanaan tugas pekerjaan baik oleh Pemerintah maupun Swasta/ Niaga,
dalam teorinya dapat dibagi atas:
a. Bidang Administrasi.
b. Bidang Teknis Fungsional.
2. Pada Bidang Administrasi dapat dikelompokkan:
a. Administrasi Umum.
b. Teknik-teknik pengelolaan/ Teknik-teknik manajemen (management techniques)
c. Administrasi bidang pembangunan.
3. Administrasi Umum (general adminitstration):
a. Menurut penggolonganya Administrasi Umum dapat dibagi atas:
1) Administrasi Negara,
2) Admiristrasi Swasta/Niaga, Administrasi Negara dapat dibagi atas:
- Administrasoi sipil Negara (Public Military Administration)
- Administrasi Militer Negara (Public Military Administration).
- Administrasi Niaga Negara (Public Business Administration).
b.
Menurut pengertiannya
Administrasi Umum itu terdiri
atas: Organisasi
dan Managemen (lihat pendapat O. Tead),. Beberapa pendapat mengatakan bahwa
inti daripada Administrasi adalah manajemen.
c.
Menurut aspek-aspek yang
berlaku terhadap
semua tingkatan
Managemen, baik Managemen tingkat atas (Top Management), Managemen tingkat Menengah (Middle Management) dan Managemen tingkat bawah (SupervisorylLower Management, meliputi:
1. Kepernimpinan (leadership).
2. Koordinasi (coordination).
3. Hubungan antar manusia (human relation).
4. Komunikasi
(communication).
5. Hubungan masyarakat
(public relation).
6. Pengambilan keputusan (decision making).
7. Perencanaan (planning).
8. Pengorganisasian (organizing).
9. Pengawasan (control) dan pengendalian
(monitoring).
4.
Teknik-teknik pengelolaan (management Techniques). diarahkan terhadap Teknik- teknik pengelolaan managemen ini mencakup:
- Organisasi dan Metoda (organization and method).
- Sistem Perencanaan, Pembuatan program dan Anggaran (SIPPA), yang di- kembangkan dari konsep PPBS (Planning, Programming, and Budgeting systems)
- Sistem Managemen Informasi (Management Informasi Syistems)
- Operation Research (OR)
- System Analyses
- Teknik-teknik Perencanaan
- Teknik-teknik Pengambilan keputusan
- Statistik
- Sistem Kearsipan
- Administrasi Keuangan
- Administrasi Kepegawaian.
- Administrasi Material
- Administrasi Perkantoran
- Ketata Usahaan
- Dan lain-lain
5.
Administrasi Bidang Pembangunan.
Terdapat beberapa pendapat dalam administrasi bidang pembangunan ini:
a.
Pendapat
pertama:
Administrasi Pembangunan adalah
Administrasi sesuatu proyek atau sektor pembangunan (Projects and Sectoral Administration).
b.
Pendapat kedua: Administrasi Pembangunan adalah dilihat dari proses administrasi bidang pembangunan
meliputi:
1. Perurnusan Kebijaksanaan Pembangurian.
2. Perencanaan dan Penyusunan Program.
3. Pelaksanaan Rencana dan program Pembanguran.
4. Pengawasan dan Pengendalian.
c. Pendapat ketiga
administrasi bidang pernbangunan dilihat dari
pembangunan administrasi atau penyempurnaan
administrasi (administrative
reform). Administrasi bidang
Pembangunan ini
disebut juga The development of administration. Penyempurnaan administrasi ini meliputi:")
1. Kelembagaan.
2. Ketatalaksanaan.
3. Kepegawaian.
4. Sarana dan Fasilitas
Kerja.
6. Bidang Teknis Fungsional,
Bidang
teknis fungsional, yaitu yang menyangkut bidang teknis sesuai dengan tugas pokok Departemen instansi yang bersangkutan.
Bidang teknis fungsional yang merupakan
Substansi teknis dari sesuatu Departemen; Instansi, misalnya:
a. limu Kesehatan adalah substansi
teknis dari departemen Kesehatan. b. Ilmu Pertanian adalah substansi teknis dari Departemen Pertanian.
c. Ilmu Keuangan adalah substansi teknis dari Departemen Keuangan.
d. Ilmu Perpajakan adalah substansi teknis dari Direktorat Jendral Pajak.
e. Ilmu pendidikan dan Kebudayaan adalah substansi teknis dari Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan.
f. Ilmu Kepegawaian
adalah substansi teknis dari badan Administrasi Kepega- waian Negara (BAKN).
g. Ilmu Administrasi Negara adalah substansi tehais dari Lembaga Administrasi
Negara
(LAN). h. dan lain-lain.
7.
Teknik murni (Pure techniques).
Teknik murni adalah
bidang tehnik yang masih dikembangkan sebagai ilmu pengetahuan melalui pendidikan dan
penelitian. Teknik murni ini belum menjadi substansi
teknis dari suatu Departemen/lnstansi,
tetapi masih dimiliki oleh
Lembaga-Lembaga Pendidikan
Tinggi yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan sebagai berikut:
a.
Ilmu Kesehatan/Kedokteran adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas Ke- dokteran.
b.
Ilmu Pertanian adalah menjadi subjek teknis pada Fakultas/Institut Pertanian.
c. Ilmu Teknik Sipil adalah menjadi subyek teknis pada Fakaltas/Institut Teknik
teknologi).
d. dan lain-lain.
E. Kecakapan
administratif/managemen dan teknis (administrative/managerial skill dan technical skill).
Henry Fayol berpendapat bahwa pada setiap tingkatan
managemen, yaitu baik pada
pimpinan tingkat atas (top
management), pimpinan tingkat menengah (middle management), maupun
pada pimpinan tingkat
bawah (lower management)> mempunyai beban tugas yang berbeda dalam penyelesaian pekerjaan.
Pada pimpinan
tingkat bawah (Lower management), yang secara langsung
menangani tugas-tugas yang bersifat operasional, diperlukan kecakapan/ketrampilan
teknis (technical
skill) yang lebih besar, sedangkan
ketrampilan adminiseratif/ managemen tidak banyak diperlukan,
sebab mereka
secara
langsung
memimpin
pelaksanaan kerja dengan memberikan petunjuk,
bimbingan dan pengendalian kerja secara terus-menerus kepada bawahannya.
Pada pimpinan tingkat menengah (Middle Management), yang
merupakan penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat
atas,
bagi keperluan pimpinan
tingkat bawah, diperlukan kecakapan/ketrampilan
untuk menterjemahkan kebijaksanaan
itu secara
terperinci, sehingga
dengan
mudah
dapat
menjadi
pedoman atau
petunjuk dalam pelaksanaan tugas oleh pimpinan tingkat bawah. Untuk itu Henry Fayol mer.yebutkan bahwa bagi pimpinan tingkat Menengah, ketrampilan administra- tif/managemen (administrative/managerial skill) masih lebih besar dibandingkan
dengan ketrampilan teknis (technical skill)
Pimpinan tingkat
atas (Top
Management) adalah orang-orang yang
bertanggung jawab atas berhasilnya
misi organisasinya. (oleh karena itu mereka adalath orang- orang yang harus mempunyai
panandangan yang luwas,
mempunyai
kemampuan melihat ke depan, yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya. sebagai pimpinan mereka
wajib
menentukan kebijaksanaan
(general policies) yang menggariskan
tentang arah, tujuan dan sasaran-sasaran yang akan dicapai.
Di bawah ini Henry Fayol menggambarkan tingkat-tingkat Managemen sebagai berikut:
Tingkat-tingkat Kacakapan/ketrampilan dalam bidang Adminiatreai,
managemen dan teknis operasional.
Tingket-tingkat
Managemen
|
Jabatan (staff)
|
Administrative
ability/- skill
|
Managerial ability/skill
|
Technical
ability/skill
|
Top management
|
1. Ministery state
Department
2. General manager
|
60%
50%
|
32%
40%
|
8%
10%
|
Middle management
|
3 . Plant manager
4. Department Head
|
40%
35%
|
45%
35%
|
15%
30%
|
Supervisory
(lower) Management
|
5. Shop manager
6. Foreman
|
25%
15%
|
30%
25%
|
45%
60%
|
Pelaksana
|
7. Workman
|
5%
|
10% 85%
|
KETERANGAN: Sebagai asumsi
jabatan pada tingkat Departemen make:
1. Ministery State Department = Menteri
2. General Manager = Dirjen/Sekjen/Irjen.
3. Plant Manager = Direktur/Kep. Biro/Pusat
4. Department
Head = Kep.
Sub. Direktorat/Bag/Bid
5. Shop Management
. = Kap.
Seksi/Sub. Bagian
6. Foreman =
Kasubsi/Kaurusan
7. Workman =
Pegawai/Pekerja
.
Tingkat-tingkat Managemen pada Organisasi Negara/Niaga.
K.T.O
Keterangan: M.T.A.
= managemen tingkat atas M.T.M.
= managemen tingkat menengah
M.T.B. = managemen tingkat bawah
K.A.M. = ketrampilan administrasi/manageme
K.T.O = ketrampilan
teknis operasional operasional.
F. Perbedaan-perbedaan antara Administrasi dan Managemen ilmiah dan yang Non-Ilmiah
Administrasi dan Managemen dapat dianalisa dari dua segi. Segi pertama, ialah Administrasi dan Managemen
sebagai
suatu ”seni”
yang sebagai suatu
fenomenon sosial telah timbul sejak timbulnya peradaban manusia.
Sebagai suatu fenomenon sosial Administrasi
dan Managemen yang telah berkembang sejak zaman purba hingga timbulnya ”Gerakan managemen ilmiah” tidak
didasarkan kepada keilmuan
(dus non- ilmiah).
Segi kedua, ialah Administrasi dan Managemen yang telah bersifat keilmuan yang ”lahir” pada tahun 1886 dan masih terus
berlangsung hingga sekarang ini. Karena Administrasi dan Managemen
sekarang
ini
sudah
merupakan suatu ”artistic science” dan ”scientific art”, maka ada
perbedaan-perbedaannya jika
dibandingkan dengan situasi
di mana Administrasi dan Managemen itu hanya bersifat ”seni” semata mata.
Perbedaan-perbedaan antara Adaministrasi dan Managemen yang Ilmiah dan non-
ilmiah itu ialah sebagai berikut:
1. Filsafat yang dianut.
a. Administrasi
dan Managemen yang ilmiah
menganut filsafat yang ”people
centered” yang berarti memandang dan memperlakukan manusia
itu tidak hanya sebagai sifat pelaksana semata-mata, akan tetapi sebagai oknum yang berkepribadian, bertujuan, bercita-cita dan mempunyai
rasio. Telah disadari
pula bahwa justru oleh karena rasio inilah
manusia dapat merupakara
faktor pendorong ke arah efisiensi jika ia dipandang dan diperlakukan sesuai dengan martabatnya sebagai manusia. Akan
tetapi manusia yang
sama dapat menjadi faktor penghalang utama ke arah tercapainya efisiensi jika ia dipandang dan diperlakukan sebagai mesin dan/atau
alat-alat produksi lainnya
yang tidak berkepribadian dan martabat yang tinggi.
b. Administrasi dan managemen non-ilmiah menganut
filsafat yang ”job centered”
yang berarti bahwa dalam usaha
mencapai tujuan,
yang penting adalah tugas-
tugas yang harus dilaksanakan agar supaya
selesai tepat pada waktunya.
2. Approach yang dipergunakan.
a. Administrasi dan managemen yang ilmiah
oleh
para
pelaksananya
semakin disadari bahwa sumber-sumber yang tersedia semakin terbatas. Karena itu approach yang dipergunakan
adalah approach “efficiency and economy” - pelaksanaan tugas yang efisien dan ekonomis-
yang berarti bahwa sumber-sumber yang
dipergunakan harus semakin kecil dibandingkan dengan
hasil yang diperoleh. Perbandingan antara input dengan output harus
negatif. Jika input lebih kecil dari output, maka tingkat efisiensi tertentu telah dicapai. Jika perbandingan
antara input dengan output sama dengan 1:1, maka hanya breakeven point yang tercapai. Jika output lebih kecil dari input maka terdapat keadaan inefisiensi
sebagai akibat adanya pemborosan, duplikasi
dan ketidak-serasian kerja.
b. Approach Administrasi dan managemen non-ilmiah
adalal
”efektifitas”
yang
berarti bahwa dalam proses administrasi dan managemen, tercapainya tujuanlah yang terpenting
tidak perduli pengorbanan yang
diberikan.
3. Metode kerja.
a.
Administrasi dan managemen ilmiah menggunakan metode kerja yang sistematis
dalam bentuk sistem dan prosedur
kerja yang sederhana dan sesuai dengan kebutuhan, proses pengambilan keputusan yang didasarkan atas data-data yang up to date, lengkap dan dapat dipercayai, penempatan orang yang sesuai dengan bakat dan keahliannya (the right man in the right place) struktur yang sederhana
dan saluran komunikasi yang bersifat fourway trafic (vertikal
dengan dua arah dan horizontal dengan dua arah pula).
b. Administrasi dan managemen non-ilmiah menggunakan metode kerja
yang tidak
sistematis dan cara bekerja sering
didasarkan kepada ”sistem” coba-coba (trial and error) yang sering mengakibatkan kesalahan, kekeliruan, salah perhitungan dan pemborosan.
4. Cara bekerja.
a. Administrasi dan managemen yang ilmiah bekerja dengan cara yang
revolusioner dan cepat.
b. Administrasi dan managemen non-ilmiah bekerja dengan cara-cara yang tradisional telah dijalankan, kurang daya cipta serta lamban.
VI. Literatur
1. Atmosudirdjo, Prajudi, 1985, Dasar-Dasar Ilmu Administrasi,
Ghalia Indonesia, Jakarta
2.
Handayaningrat, Soearno, 2000, Pengantar Ilmu Administrasi dan manajemen,CV
Haji Masagung, Jakarta
3. Siagian, P. Sondang,
2001, Kerangka Dasar Ilmu Administrasi, Rineka Cipta, Jakarta
4. Siagian P. Sondang, 1996, Filsafat
Administrasi, PT Toko Gunung
Agung,
Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar